No te desgastes con tu proceso de habilitación
28 jul

Desesperación, miedo, ansiedad, ganas de escapar e impotencia.

 
Son algunos de los sentimientos que se disparan al momento de recibir la notificación de visita o pre-visita de la Secretaria de Salud.
 
En nuestra experiencia con los prestadores de servicios de salud hemos visto escapar estos sentimientos y muchos más, ya que el proceso de habilitación y todos sus requisitos resultan, en ocasiones tediosos y extenuantes.
 
Y ¿Por qué ocurre esto?

  • Por desconocimiento de la norma.
  • Por tanta información que ha recibido el prestador.
  • Porque el prestador no dispone del tiempo necesario para ejercer su profesión y cumplir con la gestión de todos esos procesos.

 
Para nadie es un secreto, que documentar, gestionar procesos, generar informes, enviar reportes, atender pacientes y mantenerlos satisfechos requiere de un esfuerzo bastante elevado.
 
Y muchas veces nos sentimos sobrecargados con todas estas tareas.

Sobrecargado
Quisiéramos contar con las herramientas necesarias, prácticas y sencillas para gestionar los procesos.
 
O contar con el personal idóneo para delegar y ejercer nuestra profesión con tranquilidad.

 
Por eso hoy, queremos darte algo que te ayudará a iniciar tu proceso de habilitación y a organizar tu consultorio o institución para que recibas la visita de Secretaria de Salud con tranquilidad.
 

¡Aquí vamos!
 

5 pasos para no desgastarte con tu proceso de habilitación y seguir prestando tus servicios con tranquilidad.

 
Además de comenzar tu camino hacia la calidad y el mejoramiento continuo.
 

PASO #1: Elabora un completo Diagnóstico Situacional

 
El diagnóstico situacional es el primer proceso de gestión que se desarrolla en un consultorio o institución.
 
Este nos permite conocer, básicamente:

  • ¿Dónde estamos?
  • ¿Con qué contamos?

 
El análisis de este documento nos permite saber:

  • ¿Qué debemos mejorar?
  • ¿Cómo lo vamos a hacer?

 
Es decir, este análisis nos ayuda a desarrollar un plan de acción para enfocar nuestros esfuerzos futuros y evitar el desperdicio de energía y de recursos.
 

PASO #2: Desarrolla una clara y completa documentación de los estándares de habilitación

 
Una vez realizado el Diagnóstico Situacional puedes comenzar a enfocar tus esfuerzos en la organización de la documentación.
 
La documentación de procesos no consiste sólo en llevar un registro de lo que se hace, hacer lo que se documenta, y demostrarlo con evidencias a terceros.
 
La documentación de procesos genera un valor agregado, por que:

  • Contribuye al aumento de la competitividad,
  • incrementa la productividad,
  • facilita el mejoramiento continuo, y
  • minimiza los costos que implica la falta de calidad.

 
Una manera muy sencilla de desarrollar los documentos es en forma de manuales, ya que su estructura facilita el acceso a temas, a protocolos de procedimientos y a documentos de registro.
 

PASO #3: Brinda Capacitación y Entrenamiento a tu Personal de apoyo.

 
Con los documentos organizados, los protocolos de procedimientos actualizados y los documentos de registro claros, podemos decir que ya todos estamos en el mismo barco, o por lo menos estamos logrando que todo se suban.
 
Y para cerciorarnos de esto, es el momento de dedicar tiempo y esfuerzos en el entrenamiento y desarrollo del personal, con el fin de:

  • Sensibilizar al trabajador los procesos internos del consultorio o institución.
  • Afianzar su confianza en el establecimiento de metas y el logro de objetivos.

 
Ya que, por nuestra experiencia, consideramos que lo que hace competente a una empresa, más que su infraestructura o su capacidad tecnológica, es su recurso humano.
 
Es muy difícil trabajar con personas que son como ruedas sueltas, personas que no tienen clara la finalidad del servicio y siempre están perdidas en el área de trabajo.
 
Es importante crear un programa de capacitación y entrenamiento del personal, que nos permita tener una visión clara de lo que el personal ha recibido y para qué ha sido entrenado.
 

PASO #4: Realiza la gestión de todos los procesos de tu consultorio o institución.

 
Después de lograr la capacitación del personal en los temas básicos de habilitación, ya estás listo para gestionarlos, es decir para diligenciar los documentos y hacer los reportes en el tiempo requerido.
 
Porque la misma organización de los documentos te brindará los lineamientos para la gestión de los procesos.
 
La gestión de los procesos está dirigida exclusivamente a evitar inconformidades, por tanto, se considera un medio para:

  • Aumentar la productividad.
  • Brindar confianza al cliente.
  • Reducir costos.

 
La gestión de los procesos dentro de tu consultorio o institución es una tarea permanente, que te permite tomar medidas para llevar a cabo una transformación positiva, con el objetivo claro y determinante de mejorar el servicio.
 

PASO #5: Siempre realiza auditorias para el mejoramiento continuo.

 
Una vez desarrollada la gestión de todos los procesos, durante un periodo (un año preferiblemente), evaluamos y sacamos un análisis, que nos lleva al mejoramiento continuo.
 
Las auditorias nos ayudan a identificar, comprender y administrar nuestros procesos, nos permiten saber claramente cómo los hemos gestionado y nos dan las pautas para el mejoramiento.
 
Ahora te invito a iniciar un proceso de gestión efectivo,
a ejercer tu profesión con tranquilidad y responsabilidad,
y a brindarle a tus pacientes un servicio de calidad.
 
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Acerca del autor: Laura Peinado
Laura Peinado
Soy psicóloga, consultora en Calidad en Salud. Me encanta llevar tranquilidad a los Prestadores de Servicios de Salud y Contribuir a la Calidad en Salud.




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